Las cifras de creación de emprendimientos hoy son realmente increíbles! Pero el reto no es crearlas sino hacer que crezcan y sean sostenibles en el tiempo. 

Las finanzas no son sólo para expertos

Lo primero, es considerar que las finanzas no son un tema solo para expertos, pero sí es vital entenderlas y manejarlas pues todas las actividades que se realizan en un negocio tienen que ver con recursos. ¡Todas!. Tienen sus trucos, pero terminan siendo labores muy sencillas que solo requieren de tiempo e información para analizar y calcular.

Lo segundo, es necesario distinguir la diferencia entre la actividad del contador y el financiero:

El contador es un profesional especializado que registra todos los movimientos que hace el negocio con su dinero: compras, ventas, ingresos y gastos con el propósito de ponerlos ordenadamente en unos informes estandarizados que son los estados financieros: balance general, estado de resultados y flujo de caja.

El financiero es quien analiza y calcula la mejor forma de invertir o gastar el dinero del negocio (o conseguir financiación) y controlarlo para poder obtener las utilidades que se requieren para ser sostenible. Para ello, utiliza como herramientas los estados financieros, su panel de control de indicadores, el plan estratégico y financiero, entre otras. 

Todos los emprendedores deben ser los gerentes financieros de sus empresas, pero deben contratar los servicios de un contador que imprima formalidad a las finanzas de la empresa, pues es útil e importante para:

• Tener las cuentas claras. Saber cuánto tiene, cuánto debe, cuánto le cuesta y cuánto debe cobrar por los productos o servicios y hacer que el negocio sea sostenible. 
• Poder presentar solicitudes de financiación ante entidades financieras, sin ánimo de lucro o gubernamentales (fuentes de financiación).
• Dar confianza a los clientes sobre la capacidad del negocio para: enfrentar devoluciones, atender pedidos grandes o a largo plazo, permanecer en el mercado, recibir anticipos y en general cumplir con la oferta que promociona.

Al principio puede no haber presupuesto para contratarlo, pero a futuro se requerirá, por lo que pueden llevarse todos los movimientos en un cuaderno físico o digital en forma organizada destinando un espacio específico para los activos (lo que se tiene), otro para los pasivos (lo que se debe), los ingresos (valor de las ventas) y los gastos (los pagos que se realizan por diferentes conceptos) marcando con claridad el concepto y la fecha de cada movimiento. Estos datos serán de gran utilidad cuando se contrate el contador, podrá tomar los datos y realizar los estados financieros desde el inicio. Y mientras tanto, ofrece la información que se requiere para calcular costos y precios de los productos y servicios.

Dos herramientas financieras claves para su negocio 

1º Flujo de caja

El flujo de caja muestra si el negocio se encuentra en una situación económica sana. Si un negocio no cuenta con el dinero para operar se dice que es “insolvente” y debe recurrir a préstamos para cubrir sus faltantes. 

En el peor de los escenarios, si esta situación se mantiene, conseguirá financiamiento mientras las fuentes no conozcan el estado de las cosas, pero llegará el momento en que sea evidente y tendrá que cerrar el negocio porque ya no le darán más financiamiento. En este punto, el propietario deberá cancelar las deudas con los activos del negocio (maquinaria, insumos, muebles, etc.) y si el dinero que consigue de la venta de los activos no es suficiente, deberá recurrir a sus propios activos quedando en un nivel económico menor que cuando inició el negocio. Por esto es clave!

El flujo de caja es una lista ordenada de todas las entradas y salidas de dinero que tiene el negocio en un período determinado. Así, el “flujo de caja neto mensual” es el resultado de aplicar esta sencilla fórmula:

FCN = Flujo de Caja Neto = Ingresos mensuales – Gastos mensuales 

¿Cómo debe ser el resultado para que el emprendimiento sea sostenible?

El resultado del cálculo debe ser siempre positivo, lo que indica que los ingresos son mayores que los gastos. Cuando es negativo muestra que se está gastando más de lo que está ingresando al negocio, y ahí es donde comienzan los problemas. Cuando es igual a cero se pasa “raspando”. 

Esta fórmula es el cálculo sobre el pasado, lo que ya sucedió, pero para crecer y ser sostenible se debe incluir el futuro. Aquí comienza la planeación financiera. Para esto, se deben incluir los ingresos que podrán llegar porque se están gestionando nuevos clientes o productos (expansión) y los ahorros o gastos futuros que se podrán necesitar para mejoras o ampliación de equipos e insumos para que la expansión sea una realidad o, por qué no, aumentar el pago de utilidades a socios.

La fórmula para obtener el cálculo del Flujo de Caja Neto Proyectado sería:

(Ingresos mensuales reales + Ingresos nuevos proyectados) – (Gastos mensuales reales + Gastos nuevos proyectados) = Flujo de Caja Neto Proyectado = FCNP

El resultado nuevamente, debe ser siempre positivo. Esto es lo que se conoce como capacidad de generación de efectivo o de flujo de caja. Muestra a futuro cómo estará el negocio: mejor (cuando el resultado del FCNP es mayor que el del FDN) o peor (cuando el resultado es menor).

Si se quiere ser “conservador” o “previsivo” pueden incluirse todos los gastos nuevos pero no incluir los ingresos nuevos (o solo una pequeña parte), lo que significa que el negocio con las ventas actuales será capaz de financiar la mejora o expansión. 

Para estos cálculos, deben considerarse siempre los límites que impone el mercado y/o la competencia, pues los ingresos mensuales resultan del cálculo del precio del producto por la cantidad vendida y ambos deben ser cifras posibles: el precio no puede ser exagerado pues nadie comprará y las cantidades deben ajustarse a la capacidad de producción que tenga el negocio.  

Es un indicador muy importante para el propietario, sus socios o las entidades que analizan las cifras para otorgar financiamiento. 

2º Cálculo y control de la rentabilidad

La rentabilidad es el beneficio que se obtiene de invertir recursos en una determinada actividad o cosa. Es la capacidad que tiene un negocio, servicio o producto, de generar ganancias.

Distinto al concepto de utilidades o ganancia, que es el resultado de sumar todos los ingresos y luego restarle todos los gastos, así:

Utilidad o ganancia = Ingresos totales– Gastos totales

La rentabilidad mide la relación entre la ganancia que deja la actividad (negocio, servicio o producto) y la inversión que se hizo para poderla realizar y se calcula con esta sencilla formula:

Rentabilidad = (Ganancia / Inversión) x 100

Así,

Rentabilidad = (Ingresos totales – Gastos totales) / Inversión x 100

Por ejemplo:

• La rentabilidad de un negocio en el que se invierten $10.000 y da una utilidad o ganancia total de $2.000, aplicando la fórmula será de: 

$2.000 / $10.000 x100 = 20%

• La rentabilidad de un producto cuyos costos y gastos suman $3.000 y se vendió en $5.000, será de:

($5.000 – $3.000) / $5.000 x 100 = 40%

Al igual que la rentabilidad, los indicadores tienen mayor utilidad si son comparados con algún referente, pues su cálculo simple puede no decir nada. Es recomendable compararlos con:

• Una meta u objetivo trazado. Por ejemplo, el emprendedor se ha propuesto ganar lo mismo que se ganaba cuando era empleado. Utilizando la fórmula podrá hallar cuánto sería lo máximo que podría invertir en el negocio.

Otro ejemplo es que el emprendedor conoce que el negocio deja en promedio el 10% y se lo ha propuesto como meta. Utilizando la fórmula con el máximo de recursos que tiene disponibles para invertir podrá hallar cuánto es lo máximo que podrá gastar en su negocio.

• La rentabilidad de los sectores y segmentos de los negocios que son competencia. Por ejemplo si el negocio es de venta de tortas el sector será alimentos y el segmento repostería. Algunas fuentes de información que publican estudios o datos sobre sectores y son fáciles de buscar y leer son:

Superintendencia de Sociedades:  

https://www.supersociedades.gov.co/delegatura_aec/estudios_financieros/Paginas/sectores_economicos.aspx

Cámaras de Comercio de las diferentes regiones . En esta dirección se encuentra la lista de todas las cámaras, los datos de contacto y las páginas Web.

https://www.confecamaras.org.co/directorio-de-camaras

Autora invitada
Olga Lucia Vanegas Santos 
Economista y Especialista en Finanzas de la Universidad de Los Andes
Consultora en gestión de riesgos, estrategia y finanzas